Come richiedere e leggere un preventivo
Un buon preventivo nasce da una richiesta completa: scopo dell’analisi, matrice, luogo e numero di punti di prelievo, scadenze. Una volta ricevuto, va letto voce per voce: prove e metodi, prove accreditate, modalità di campionamento, tempi indicativi e prezzo. Qui trovi una checklist per scriverlo e una per controllarlo.
Per le analisi a catalogo prezzo, modalità di prelievo e tempi indicativi sono già nella scheda. Il preventivo serve quando l’esigenza esce dallo standard: più punti di prelievo, prelievo da tecnico, più matrici insieme, un capitolato o una prescrizione da rispettare. Su come si formano i prezzi trovi una panoramica in prezzi e preventivi; per le richieste aziendali con lotti e controlli ricorrenti c’è la pagina preventivi e tempi per le aziende.
Qui ci concentriamo sul lato pratico: come scrivere la richiesta in modo da non ricevere una proposta generica e come leggere quella che arriva, così da capire se copre davvero ciò che ti serve.
Prima di scrivere: lo scopo decide tutto
La domanda più utile da porsi è a cosa servirà il Rapporto di Prova. Un controllo volontario, un piano di autocontrollo, la risposta a una prescrizione dell’ASL o un requisito di gara portano a proposte diverse, anche sulla stessa acqua o sullo stesso alimento. Lo scopo determina se servono prove accreditate, se il prelievo deve essere eseguito da un tecnico con verbale e quale norma usare come riferimento per i limiti.
Se lo scopo è un obbligo, allega o cita il documento che lo impone: il paragrafo del piano HACCP, la prescrizione ricevuta, il capitolato. È il modo più rapido per evitare una proposta che poi non viene accettata da chi riceve il Rapporto. Se non sai da dove partire, la pagina come scegliere le analisi giuste aiuta a definire l’esigenza.
Checklist: cosa scrivere nella richiesta
Una richiesta completa contiene questi elementi, nell’ordine:
- Scopo: controllo volontario, autocontrollo, prescrizione, gara, immissione sul mercato.
- Matrice: acqua di rete o di pozzo, acqua calda sanitaria, alimento, superficie, scarico, materiale.
- Parametri richiesti, se li conosci, oppure la norma di riferimento da cui ricavarli.
- Luogo del prelievo: comune e indirizzo, utili soprattutto se serve un tecnico.
- Numero di punti o di campioni e, per gli impianti, una descrizione sommaria (accumuli, colonne, punti lontani).
- Modalità di prelievo preferita: kit fai-da-te o tecnico on-site.
- Scadenze: data entro cui ti serve il Rapporto.
- Dati per la fattura, se già noti.
La richiesta si invia dalla pagina contatti. Esempio: «Hotel con due bollitori e quaranta camere, controllo Legionella previsto dalla valutazione del rischio, prelievo da tecnico, Rapporto entro fine aprile». In poche righe ci sono già scopo, matrice, dimensione dell’impianto, modalità e scadenza.
Come leggere il preventivo voce per voce
Ogni voce del preventivo risponde a una domanda precisa. La tabella indica cosa controllare.
| Voce | Cosa verificare |
|---|---|
| Prove e parametri | Che coprano tutti i parametri richiesti dallo scopo, non solo i più comuni |
| Metodo di prova | Che sia quello indicato dalla norma o dal capitolato, se ne prevedono uno |
| Prove accreditate | Quali prove sono accreditate ove incluse nel campo di accreditamento del laboratorio partner esecutore |
| Campionamento | Kit oppure tecnico on-site; se serve un verbale di prelievo |
| Numero di campioni | Che corrisponda ai punti indicati nella richiesta |
| Tempi indicativi | Da quando decorrono: dall’arrivo del campione in laboratorio |
| Prezzo | Per campione o complessivo; cosa comprende la trasferta del tecnico |
Se una prova che ti serve accreditata non è indicata come tale, chiedilo prima di confermare: dopo l’emissione del Rapporto non si può cambiare.
Errori frequenti nel confronto tra preventivi
Confrontare due proposte solo sul totale è l’errore più comune. Una può includere il prelievo da tecnico e l’altra no; una può prevedere la prova accreditata e l’altra la stessa ricerca con un metodo diverso. Altre differenze pesano meno sul prezzo ma molto sull’utilità del risultato, come il limite di quantificazione rispetto al valore di legge.
Prima di scegliere controlla che le proposte abbiano lo stesso numero di campioni, la stessa modalità di prelievo e le stesse prove accreditate. Il nome del laboratorio e il numero di accreditamento, riportati nel Rapporto, si possono verificare nella banca dati ACCREDIA dei laboratori di prova. Il significato di termini come LOQ o regola decisionale è spiegato nel glossario dell’accreditamento.
Dalla conferma al Rapporto di Prova
Quando il preventivo ti convince lo confermi e si passa all’organizzazione: invio del kit con le istruzioni oppure appuntamento con il tecnico. Il pagamento avviene alla conferma, con le modalità indicate in quel momento; le risposte su pagamenti e fattura sono raccolte nelle domande su ordini e pagamenti.
Il laboratorio partner accetta il campione, esegue le prove ed emette il Rapporto di Prova. Per leggerlo, la guida su come leggere un Rapporto di Prova spiega intestazione, risultati, unità di misura e note sulle prove accreditate.